Databehandleraftale.

1.1 Denne databehandleraftale (”Aftalen”) er en del af aftalen mellem Mates og kunden om brug af Mates, herunder Mates vilkår (”Hovedaftalen”). Ved at bruge tjenesten accepterer kunden Aftalen.

1.2 Er der modstrid mellem Aftalen og Hovedaftalen om behandling af personoplysninger, går Aftalen forud.

1.3 Aftalen gælder, når Mates behandler personoplysninger på kundens vegne som led i levering af tjenesten.

2.1 Databehandler: Mates, CVR 44872412, Rosmarinvej 10, 5270 Odense N.

2.2 Dataansvarlig: den juridiske enhed, der er anført som kunde i Hovedaftalen.

2.3 Kunden er dataansvarlig, og Mates er databehandler i databeskyttelsesforordningens forstand (forordning (EU) 2016/679).

3.1 Mates behandler personoplysninger på kundens vegne for at levere en AI-medarbejder, der besvarer henvendelser, indsamler oplysninger fra besøgende og booker møder.

3.2 Aftalen gælder, så længe Mates behandler personoplysninger for kunden, og indtil alle oplysninger er slettet eller tilbageleveret efter punkt 12.

4.1 Behandlingen omfatter modtagelse, opbevaring og behandling af samtaler og henvendelser, kørsel af sprogmodeller for at formulere svar, omsætning af indtalte beskeder til tekst, booking af møder samt logning og overvågning af drift og sikkerhed.

4.2 Mates bruger ikke kundens personoplysninger til egne formål og træner ikke modeller på dem.

5.1 Kategorier af registrerede: kundens besøgende, kunder og emner, der bruger chatten.

5.2 Typer af oplysninger: navn, telefonnummer, e-mail, indholdet af samtalen, oplysninger om ønsket ydelse eller møde, samt tekniske oplysninger som IP-adresse.

5.3 Tjenesten er ikke beregnet til følsomme oplysninger efter artikel 9 eller oplysninger om strafbare forhold efter artikel 10, og kunden må ikke lade sådanne oplysninger indgå.

6.1 Mates behandler kun personoplysninger efter dokumenteret instruks fra kunden. Hovedaftalen, denne Aftale og kundens opsætning af tjenesten udgør den dokumenterede instruks.

6.2 Mener Mates, at en instruks er i strid med gældende databeskyttelsesret, underretter Mates straks kunden.

7.1 Mates sikrer, at kun personer med et arbejdsbetinget behov har adgang til personoplysningerne, og at de er underlagt fortrolighed.

8.1 Mates træffer passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter artikel 32, herunder kryptering under overførsel og hvile, adgangsstyring efter mindste privilegium, adskillelse af kundedata, logning samt beskyttelse mod overbelastning og misbrug.

9.1 Kunden giver generel godkendelse til, at Mates bruger underdatabehandlere. Den til enhver tid gældende liste findes på mates.dk/underdatabehandlere.

9.2 Tilføjer eller udskifter Mates en underdatabehandler, varsler Mates kunden mindst 30 dage før, så kunden kan gøre indsigelse.

9.3 Mates pålægger enhver underdatabehandler de samme forpligtelser som i denne Aftale og hæfter for deres arbejde som for sit eget.

10.1 Samtaler opbevares i EU. Enkelte underdatabehandlere er etableret i USA. Overførslen sker på grundlag af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser (SCC), og for de leverandører, der er selvcertificeret under EU-US Data Privacy Framework, på grundlag af den. Grundlaget for hver enkelt leverandør fremgår af listen i punkt 9.1.

10.2 Landet for hver underdatabehandler fremgår af listen i punkt 9.1.

11.1 Mates bistår kunden med at besvare anmodninger fra registrerede om indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse.

11.2 Mates bistår desuden kunden med sikkerhed efter artikel 32, anmeldelse af brud efter artikel 33 og 34 samt konsekvensanalyser efter artikel 35 og 36.

11.3 Ved brud på persondatasikkerheden underretter Mates kunden uden unødig forsinkelse, efter at Mates er blevet bekendt med bruddet, og senest inden for 48 timer.

12.1 Ved ophør sletter eller tilbageleverer Mates efter kundens valg alle personoplysninger, medmindre EU-ret eller national ret kræver fortsat opbevaring.

12.2 Kunden kan til enhver tid bede om sletning af en konkret samtale.

13.1 Mates stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise, at forpligtelserne i artikel 28 overholdes, og giver mulighed for og bidrager til revision, herunder inspektioner, med rimeligt varsel og højst én gang årligt, medmindre en tilsynsmyndighed kræver andet.

14.1 Mates kan opdatere Aftalen, når lovgivning, tjenesten eller underdatabehandlerne ændrer sig. Væsentlige ændringer varsles mindst 30 dage før, de træder i kraft.

14.2 Hver version har sit eget versionsnummer og sin egen dato, som står øverst på denne side. Denne version er v1.

15.1 Aftalen træder i kraft, når kunden begynder at bruge tjenesten, og gælder så længe Mates behandler personoplysninger for kunden.

15.2 Har I brug for en underskrevet udgave eller jeres egen aftaleskabelon, så skriv til hej@mates.dk.